Wprowadzamy do Twojego obiektu profesjonalne ramy controllingowe oparte o USALI – od czytelnego P&L po działach, przez prognozowanie i budżetowanie, po owners' reporting akceptowalny dla banków i funduszy.
Hotelarstwo to biznes wysokokosztowy z niskimi marżami – każdy punkt procentowy GOP% ma ogromne znaczenie dla wartości obiektu. Mimo to wiele polskich hoteli niezależnych operuje na szczątkowym controllingu finansowym – uproszczona księgowość, brak struktury USALI, niemożność identyfikacji marżowości po działach. Skutkiem jest sytuacja, w której właściciel widzi roczny wynik, ale nie wie, gdzie dokładnie tracone są pieniądze.
Studio Alpina wprowadza profesjonalne ramy finansowe oparte o Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – globalny standard księgowy stosowany przez wszystkie sieci międzynarodowe. USALI strukturyzuje przychody i koszty na poziomie działów (rooms, F&B, MICE, spa, parking), wprowadza precyzyjne KPI dla każdego z nich oraz pozwala na benchmark do rynku polskiego i międzynarodowego (raporty STR, HotStats, Deloitte).
Nasze wdrożenie obejmuje pełen setup – nowy plan kont, customizacja PMS i systemów księgowych, szablony raportów miesięcznych, miesięczny tryb forecastingu oraz roczne planowanie budżetowe. Następnie wspieramy Cię w modelu zdalnego controllera lub CFO-as-a-service – comiesięczny przegląd wyników, kwartalne sesje strategiczne, ad hoc support w decyzjach inwestycyjnych i komercyjnych.
Zarządzanie finansami wprowadzamy w różnych typach obiektów – od butikowych pensjonatów po hotele sieciowe. Skala wdrożenia dopasowywana jest do rozmiaru i złożoności obiektu.
Posiadasz hotel, który dotychczas operował na uproszczonej księgowości. Chcesz wprowadzić profesjonalny controlling i zacząć podejmować decyzje na podstawie danych.
Posiadasz portfel kilku hoteli i chcesz wprowadzić ujednolicony format raportowania finansowego oraz wspólny benchmark KPI dla wszystkich obiektów.
Pełnisz funkcję Dyrektora Generalnego, ale Twój obiekt nie ma własnego controllera. Pełnimy funkcję zewnętrznego CFO – bez konieczności zatrudnienia stanowiska na pełen etat.
Obiekt zmienił operatora lub markę i potrzebuje nowych ram finansowych. Wprowadzamy USALI, nową strukturę kosztową i dopasowujemy raporty do wymagań nowego inwestora.
Wdrożenie controllingu prowadzimy etapowo – pierwsze 8–12 tygodni to intensywny setup, następnie przechodzimy w tryb miesięcznego support'u, który możesz utrzymywać tak długo, jak potrzebujesz.
Customizacja planu kont zgodnie z USALI 11th edition. Mapowanie obecnej księgowości na nowy układ. Szablony P&L po działach z czytelnymi metrykami GOP.
Roczny budżet operacyjny w formacie USALI z rozbiciem na miesiące, działy, kategorie kosztowe. Założenia popytu, ADR, OCC, mix kanałów dystrybucji, polityka cenowa.
Comiesięczny rolling forecast 12 miesięcy do przodu. Owners' report w standardzie sieciowym – P&L, KPI, benchmark, komentarz operacyjny.
Audyt struktury kosztowej, identyfikacja kosztów ponadnormatywnych, analiza dostawców, weryfikacja umów outsourcingowych, optymalizacja cost-of-labor.
Wdrożenie podstaw revenue managementu – analiza pickupu, segmentacja popytu, optymalizacja ADR/OCC. Dla większych obiektów – integracja z systemem RMS.
Plan inwestycyjny w cyklu 3–5 lat – wymiana FF&E, OS&E, modernizacja techniczna, soft refresh, hard refresh. Roczny budżet CapEx z ROI dla każdej inwestycji.
Comiesięczna sesja przeglądu wyników z właścicielem i GM-em. Kwartalne sesje strategiczne, ad hoc wsparcie w decyzjach finansowych i komercyjnych.
Wdrożenie ram controllingowych prowadzimy w pięciu fazach. Po zakończeniu setup'u przechodzimy w cykl miesięczny, który możesz kontynuować tak długo, jak potrzebujesz.
Przegląd obecnej struktury finansowej, planu kont, raportów i procedur. Pierwsze 2 tygodnie.
Wdrożenie planu kont, customizacja PMS i systemów księgowych, szablony raportów. 4–6 tygodni.
Pierwszy budżet roczny w nowym formacie. Założenia, sezonowość, KPI, polityka cenowa. 2–3 tygodnie.
Pierwszy miesiąc owners' reportu w nowym standardzie. Test, korekty, finalizacja procesu.
Stały rytm: comiesięczny report, kwartalna sesja strategiczna, ad hoc support.
Wprowadzenie profesjonalnego controllingu typowo daje wzrost GOP% w pierwszym roku rzędu 3–6 punktów procentowych. To wynik nie ze wzrostu przychodów, lecz z identyfikacji i optymalizacji kosztów ponadnormatywnych.
Każdy dział ma swój P&L, swoje KPI i swoich odpowiedzialnych. Decyzje przestają być „intuicyjne” – stają się oparte na liczbach.
Format USALI pozwala porównać Twój obiekt do rynku – raporty STR, HotStats, Deloitte. Wiesz, czy jesteś najlepszy, średniak, czy poniżej rynku.
Otrzymujesz comiesięczny raport w formacie akceptowanym przez banki, fundusze i inwestorów. Jakość raportu wpływa na wycenę i dostęp do kapitału.
Otrzymujesz kompetencje CFO bez konieczności zatrudniania stanowiska na pełen etat – ekonomiczne dla obiektów średniej wielkości.
Nie. Twoja księgowość zewnętrzna lub wewnętrzna zostaje – my pracujemy nad dwoma rzeczami: planem kont (struktura zgodna z USALI) oraz raportowaniem zarządczym. To dwa różne światy – księgowa odpowiada za zgodność z ustawą, my za to, żeby właściciel rozumiał wynik.
Większość nowoczesnych PMS-ów (Mews, Cloudbeds, Opera, RoomRaccoon, Profitroom) obsługuje USALI lub daje się odpowiednio zmapować. W starszych systemach lub w PMS-ach lokalnych wymagana jest customizacja – zajmujemy się tym w ramach setup'u.
Standardowo 8–12 tygodni od kick-off do pierwszego pełnego raportu w nowym formacie. W mniejszych obiektach (poniżej 50 pokoi) możliwe skrócenie do 5–6 tygodni. Setup wymaga zaangażowania księgowej i managera obiektu po 1–2 dni w tygodniu.
Operacja działa normalnie – dotychczasowy system raportowania jest utrzymywany do czasu pełnego wdrożenia. Po zakończeniu setup'u wykonujemy reklasyfikację 12 miesięcy historycznych, dzięki czemu można porównać nowy raport z okresem porównawczym.
Nie. Po zakończeniu setup'u możesz przejąć obsługę raportowania całkowicie do wewnątrz – my dostarczamy kompletu szablonów i procedur. Ale większość klientów decyduje się na tryb miesięczny – jest tańszy niż zatrudnienie controllera, a da ekspertyzę sieciową.
Tak – choć w skróconym formacie. Dla butikowych obiektów poniżej 50 pokoi USALI jest często „za duży”. Wtedy stosujemy uproszczoną wersję – zachowujemy logikę działową, ale agregujemy do poziomu, który ma sens przy tej skali biznesu.
Wsparliśmy strategią i koncepcją kilkanaście obiektów w Polsce – od butikowych hoteli miejskich po duże resorty wypoczynkowe. Poniżej trzy przykłady realizacji, w których etap koncepcyjny okazał się decydujący.
Pełne wdrożenie USALI po 5 latach operacji. Identyfikacja luk kosztowych w F&B (-12% w rok) i przyszłe wsparcie miesięczne CFO.
Wdrożenie controllingu po rebrandingu. Nowy plan kont, owners' report dla funduszu, kwartalne sesje z radą nadzorczą.
CFO-as-a-service dla hotelu sieciowego. Optymalizacja kosztów pracy (-8%) i wprowadzenie pełnego revenue managementu.
Profesjonalne ramy controllingowe to najszybciej zwracająca się inwestycja w hotelarstwie. Umów konsultację – ocenimy obecny stan controllingu i zaproponujemy konkretny plan wdrożenia.
Każdy projekt zaczyna się od rozmowy. Napisz do nas lub zadzwoń – odpowiemy w ciągu 24 godzin.